جهت پاسخگويي به نيازهاي رو به رشد برقراري ارتباطات سريع و ايمن جهت تبادل اطلاعات، دانش و تجربيات ميان دانشگاه ها، پژوهشگران، كارشناسان، مديران و كليه دست اندركاران عرصه هاي مختلف علم و عمل در دنيا، راهكارهاي متعددي ارائه گرديده است. تلفن، كامپيوتر، شبكه و اينترنت، نمونه هايي از اين راهكارها و ابزارها مي باشند. از اين ميان برخي از راهكارهاي جديد نيز نظير سيستم هاي ويدئو كنفرانس و وب كنفرانس ابداع گرديدند كه توانايي برقراري ارتباط زنده مابين افراد شركت كننده در كنفرانس را دارا بوده كه البته هركدام داراي مزايا و معايبي مي باشند.
استفاده از سيستم هاي ويدئو كنفرانس، منحصر به مكانها يا سازمانهايي است كه ارتباط شبكه اي قوي و با سرعت بالايي داشته باشند و حتي الامكان براي ارتباط سيستم ها از شبكه داخلي يا اينترنت پرسرعت استفاده شده باشد. بعلاوه مهم ترين چالش در راه اندازي اين سيستم ها، گراني تجهيزات سخت افزاري مورد نياز مي باشد كه براي همه دانشگاهها، سازمانها و افراد قابل استفاده نيست. همچنين تعداد افرادي كه مي توانند بطور همزمان در يك كنفرانس ويدئويي حضور داشته باشند، محدود به امكانات مالي، مكاني و سخت افزاري سازمان بوده كه امكان استفاده از سيستم را به شدت محدود مي نمايد.
سيستم وب كنفرانس، نرم افزاري است كه علاوه بر داشتن تمامي مزاياي سيستم هاي ويدئو كنفرانس و بدون نيازهاي پيچيده سخت افزاري و نرم افزاري و با حداقل امكانات و بالاترين قابليتهاي ممكن و عدم محدوديتهاي مكاني و مالي، مي تواند ارتباط بين افراد حاضر در كنفرانس را بطور نامحدود و به صورتهاي مختلف و با امكان ايجاد تعاملات متعدد بين كاربران ايجاد نمايد. چند نمونه از قابليت هاي سيستمهاي وب كنفرانس عبارتند از:

• مديريت كنفرانس ها در محيط تحت وب از طريق اينترنت يا شبكه داخلي
• ارائه و مديريت كلاسهاي مجازي تحت وب (آموزش مجازي) با تعداد نامحدود ارائه دهنده و مشاهده كننده
• برگزاري جلسات آموزشي و اداري آن لاين با امكانات متعدد مديريت جلسات
• ذخيره و پخش مجدد محتواي ارائه شده در كنفرانس ها
• امكان ايجاد زير كنفرانس ها و يا محيط هاي كنفرانس دو نفره
• وجود امكانات متعدد براي ارتباط كاربران نظير گفتگوي متني، صوتي، تصويري، پخش محتواي ارائه، اشتراك فايل و تخته سفيد (Whiteboard)
• برگزاري جلسات با موضوعات مختلف در سطوح خارج سازماني نظير اينترنت و شبكه هاي اختصاصي